היו לי מאות הזדמנויות להתנסות במצגות: בהוראה, בשיחות מזדמנות ובמצגות יום-יומיות בעבודה. אם יש טעות שאתה יכול לעשות בהצגת מצגת, אני כבר עשיתי אותה. היום, אני רוצה לחלוק איתכם את חמשת הדברים הראשונים שלמדתי בדרך – בתקווה, שהם יעזרו לכם לכתוב מצגת מהממת!
1. התמקדות.
התבקשת לתת מצגת שאורכה פחות משעה, מצגת עיסקית, מצגת הדרכה, מצגת משקיעים או כל מצגת אחרת.
העצה שלי: תתרכז בנושא אחד מרכזי או נקודה מרכזית עבור הקהל שלך – אתה רוצה שהקהל יצא מההרצאה מוכן באופן חד משמעי להבין, להאמין, לפעול, או לבצע את הנקודה בה התמקדמת.
אל תחבר שתי נקודות עיקריות או יותר. במצב כזה תוכל לבלבל את הקהל והוא יצא לא ממוקד וכך אתה מפספס את המסר שלך.
ואם בכל זאת יש לך שני נושאים להעביר בפגישה אחת? לדוגמה, הבוס שלך רוצה להציג בפני הבוס שלה על שני נושאים בשבוע הבא. כתוב שני שיחות: להתחיל ולסיים את הראשון, החלף את מסמך המצגת, ולהתחיל וסיים את השני.
וכשאני אומרת ״שתי מצגות שונות״, כוונתי היא גם לעיצוב דומה אך שונה של שתיהן, כלומר לוגו ממותג זהה ומבנה זהה אך אלמנט מסויים (צבעוניות, רקע וכו…) יהיו שונים.
לא לשכוח להשאיר מספיק זמן בין שני הנושאים.
בקיצור – תעמיד פנים שאתה בעצם שני אנשים שונים שעולים על הפודיום 🙂
2. שקופית אחת בכל שתי דקות.
כלל אצבע: שקופית אחת לכל שתי דקות של הצגה. שעה אחת לדבר, שלושים שקופיות מקסימום. מצגת של חמש עשרה דקות, שבעה שקפים. בֶּאֱמֶת.
אם אתה ״טס״ עם השקופיות, אתה כנראה ממהר. אם אתה נשאר על שקופית אחת, אתה תהרוג את הקהל שלך מרב שעמום.
אם אני מדברת במשך שעה, אני מגבילה את עצמי עד שלושים שקופיות מקסימום – אני תמיד מתפתה להעביר יותר, ובכל פעם שאני עושה את זה אני מצטערת על זה. אם כבר לטעות, עדיף לטעות בצד של זהירות: מקסימום נתתי כמה שעות שיחה עם עשרים או פחות שקופיות, וזה הסתדר מצוייין.
שמור את השקופיות פשוטות וברורות.
3. שקופית עם המון טקסט.
עשיתי את זה כמה פעמים (בעיקר ללקוחות שהתעקשו), וקשה לעבור את זה בשתי דקות.
אני אוהבת לתת ארבעה עד שישה שורות של טקסט בשקופית PowerPoint. עדיף להמנע מתת-בולטים.
בהחלט לא היו לי יותר משמונה שורות של טקסט; אני יודעת שכשאני מגיעה לשמונה שורות שיש לי שתי שקופיות של תוכן.
אני אישית פחות אוהבת שקופיות מחולקות לרבעים, הם מורכבות מדי עבור מצגת. אני גם לא מתה על שקופיות בחלוקה ברורה ל2 – אלה שיש להם טקסט בצד שמאל ותמונה מימין (או להיפך). אם אני רוצה לכלול תמונה, אני בדרך כלל מעדיפה לשים תמונה גדולה וללוות אותה לכל היותר בשתי שורות טקסט המתייחסות אליה ויזואלית.
4. מבנה ברור.
אני כוללת את השקפים הבאים במרבית המצגות שאני מעבירה:
שקף פתיחה: מכיל כותרת המצגת, השם שלי, החברה, ומידע ליצירת קשר.
שקף סקירה: מסביר את מבנה המצגת עם הקהל; ככה, הם יודעים למה לצפות, זה עוזר להם לדעת מתי לשאול שאלות ומה יהיה מוסבר.
מדי פעם קטע שקפים שמראה שהגענו לחלק רחב בפרזנטציה.
שקופית משנה: מסבירה היכן אנו נמצאים במצגת. אני בדרך כלל כוללת שניים או שלושה שקופיות כאלו במצגת ארוכה יותר, והם יתייחסו לשקף הסקירה הכללי.
אופציה נוספת: שקופית מסכמת המכילה את נקודות המפתח מן המצגת למשל שקופית של תת-סעיף הכוללת את הביטוי “שאלות?” או “שאלות ותשובות?”
שקופית אחרונה: לשאילת שאלות (ולעשות קצת פרסום)
5. היזהרו עם הצבעים, עיצוב גרפי, מעברים ואלמנטים קופצים.
עיצוב מצגות Power Point מפתה מאוד לכלול הרבה שקופיות, מעברים, זום, ואנימציה.
זה דבר גרוע!
אלה הם לעתים קרובות הסחת הדעת -דבר שיכול לגרום לקהל שלך לחשוב שאתה יותר ״שוויצר״ מאשר בקיא בחומר.
אני מאוד לא אוהבת אנימציות ותזוזות במצגות. למה? כי זה נראה כאילו אתה מסתיר משהו, וזה לא נותן לקהל הזדמנות לקרוא, להבין, ולקשר את מה שאתה אומר למה שאתה מציג.
מוזמנים להמשיך לקרוא על:
עיצוב מצגות Power Point
עיצוב מצגת עסקית
